Postmaster
Política Anti-spam
Recebimento de emails
Os seguintes requisitos técnicos são necessários por qualquer servidor de origem para o correto recebimento de emails dos nossos servidores.
- O servidor de origem deve possuir configuração de DNS. Isto implica na configuração de DNS reverso (um registro de PTR) para o endereço IP do Servidor de Origem, bem como seu DNS direto correspondente. Conforme mencionado na RFC 1912, seção 2.1.
- O servidor de origem não deve ter endereço IP designado dinamicamente.
- O servidor de origem deve garantir que seus serviços não serão utilizados por pessoas não autorizadas.
- O servidor de origem deve enviar correio eletrônico livre de qualquer conteúdo malicioso, tais como vírus ou "spyware".
- O sistema de correio eletrônico, do qual o servidor de origem faz parte, deve garantir o recebimento das mensagens de retorno ("bounce messages" gerados pelo "mailer-daemon").
- O servidor de origem não deve enviar mais de 10% de suas mensagens para destinatários inválidos nos nossos servidores.
- O servidor de origem não deve gerar um número excessivo de conexões simultâneas.
- O servidor de origem deve identificar-se apropriadamente ao iniciar uma conexão com os nossos servidores e seguir, durante toda a conexão, as normas padronizadas para a troca de correio eletrônico, como as descritas nas RFC 2821 e RFC 2142.
- O servidor de origem deve estar autorizado no registro SPF, caso este exista, dos domínios usados pelos seus remetentes. Mensagens que falharem no teste do SPF serão recusadas.
- O servidor de origem bem como o domínio de origem não deve estar listado em nem uma RBL conhecida, caso contrário as mensagens não serão aceitas
Envio de emails
- Não é permitido o uso de nossos servidores SMTP para envio de SPAM ou UCE´s (E-mails não solicitados)
- Para envio de e-mail em massa é altamente recomendado a contratação de um serviço SMTP específico para tal função, respeitando obviamente as boas práticas para e-mail marketing contidas neste artigo (elaboradas e fornecidas pela Associação Brasileira de Marketing Direto).
- Todos os emails enviados a partir de nossos servidores são analisados pelo nossosoftwar e de antispam e tem uma pontuação atribuída. Caso esta pontuação esteja fora dos parâmetros definidos em nossos servidores, estas mensagens não serão entregues ao destinatário. Por isso não é recomendado utilizar contas de email em sistemas, softwares, sites, para envio em massa, pois geralmente essas soluções enviam emails em massa e para vários destinatários contendo mensagens que são em geral semelhantes, aumentando assim a pontuação de SPAM atribuída pelo software antispam e diminuindo a possibilidade de entrega.
- Para que possamos prezar pelo bom funcionamento dos serviços de e-mails, evitando que ocorram bloqueios em RBL's na internet, há um limite de 250 mensagens por hora, para cada domínio nos nossos servidores, além disso, cada conta de email de um domínio poderá enviar no máximo 100 emails por hora. Por exemplo, o domínio exemplo.com.br pode enviar até 250 e-mails por hora distribuído entre várias contas, mas uma conta de email única de um domínio não pode enviar mais de 100 emails em uma hora. Se estes limites forem excedidos, uma mensagem de retorno será direcionada ao remetente informando que as mensagens excedentes não puderam ser entregues. Estes limites fazem com que em caso de “Spam Zombies” na rede interna do cliente, seja possível barrar antes que a prática deste ato prejudique os computadores dos contatos de destino de e-mails de nossos clientes, além de evitar que sejamos listados em listas negras da internet pelo envio de e-mail em massa indesejado (Spam ou UCE).
- Não é permitido o envio de mensagens utilizando um e-mail remetente diferente do e-mail logado no processo de autenticação do servidor SMTP.
- Não é permitido o envio de email por scripts em sites e sistemas, que não sejam autenticados por smtp.
Boas práticas para email marketing
- Ética. Atuar dentro do Código de Ética da ABEMD (http://www.abemd.org.br/pagina.php?id=23), que conceitua detalhadamente as boas práticas no Marketing Direto.
- Opt in. O primeiro recebimento é muito importante, porque marca o início da relação. É preciso ter permissão para prosseguir o relacionamento, por meio do opt in do receptor, tanto quando ele procura como quando é procurado.
- Quando é a pessoa quem procura a empresa, o campo onde é feita a opção pelo recebimento da mensagem deve estar visível e com descrição clara do produto ou serviço oferecido.
- Quando é a empresa quem procura a pessoa, tratando-se do primeiro contato deve-se informar como foi possível chegar a ela, explicitar o produto ou serviço oferecido e apresentar de forma visível a alternativa opt in.
- Se a pessoa não responder o e-mail com essa alternativa assinalada, deve-se entender que não deseja receber novas mensagens.
- Opt out. Toda mensagem precisa ter opt out. É prerrogativa do receptor decidir o momento em que não quer mais receber mensagens de determinado emissário.
- Uso do endereço eletrônico. Quando houver cadastro prévio, deve ficar claro que o endereço eletrônico poderá ser utilizado para o envio de mensagens comerciais, ou seja, na geração de leads próprios ou, se for o caso, repassado também com a finalidade de envio de mensagens comerciais. E o receptor deve manifestar sua concordância com isso.
- Tamanho dos arquivos. Procure sempre limitar o tamanho dos arquivos enviados, seja no corpo das mensagens ou nos anexos. Deve-se ter sempre em mente o público da média inferior em capacitação tecnológica (software, hardware e modalidade de conexão).
- Sugere-se mensagens no formato txt ou html, este último com tamanho máximo de 12 KB, e que as figuras (gif’s) não estejam anexadas na mensagem, mas sim localizadas em servidor próprio.
- Auto-executáveis. Não devem ser enviados arquivos com auto-funcionamento. Os auto-executáveis são arquivos que os programas gerenciadores de e-mail conseguem ler e interpretar, iniciando automaticamente algum processo que não é necessariamente desejado pelo receptor. Essa modalidade de arquivo também torna o sistema vulnerável à transmissão de vírus (voluntária ou não).
- Relevância. O consumidor não se incomoda em receber uma mensagem de cunho comercial, desde que seja relevante para ele. Portanto, preocupe-se sempre com o conceito de relevância.
- Freqüência. Deve-se preferencialmente oferecer ao cliente que assinale a opção de sua preferência na freqüência de recebimento de informações ou solicitar que ele opte entre as diversas alternativas de periodicidade que lhe são oferecidas. Quando não for possível oferecer que faça a opção, deve-se deixar claro qual a freqüência de envio das mensagens.
- Política de relacionamento. É sempre conveniente que se tenha clareza na política de relacionamento adotada, o que pode ser feito por meio de um contrato/compromisso assumido formalmente com o consumidor.
Dúvidas frequentes (FAQ)
1O que é spam?
Spam é o termo usado para referir-se aos e-mails não solicitados, que geralmente são enviados para um grande número de pessoas. Quando o conteúdo é exclusivamente comercial, esse tipo de mensagem é chamada de UCE (do inglês Unsolicited Commercial E-mail).
2O que são spam zombies?
Spam zombies são computadores de usuários finais que foram comprometidos por códigos maliciosos em geral, como worms, bots, vírus e cavalos de tróia. Estes códigos maliciosos, uma vez instalados, permitem que spammers utilizem a máquina para o envio de spam, sem o conhecimento do usuário. Enquanto utilizam máquinas comprometidas para executar suas atividades, dificultam a identificação da origem do spam e dos autores também. Os spam zombies são muito explorados pelos spammers, por proporcionar o anonimato que tanto os protege.
3O que são RBL's?
Real-time Blackhole List (RBL) ou DNS-based Blackhole List (DNSBL), são listas negras de endereços IP geradas por órgãos internacionais. Cada órgão tem seu critério e forma de inserção e remoção dos endereços, mas sempre obedecendo a ideia de ser um endereço suspeito ou possível de SPAM.
